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Haciendo una certificación a origen la factura me descuadra con respecto a lo certificado, ¿por qué?

Certificación de obra descuadra con respecto a la factura

Cuando una promotora nos acepta un presupuesto sabemos que la certificación final de obra ha de coincidir al céntimo con lo que reste del presupuesto que nos han aceptado. Sin embargo, las certificaciones a origen parciales pueden darnos algún quebradero de cabeza si no entendemos cómo se hacen.

Cómo realizar una certificación a origen parcial

En la entrada de blog: «Certificaciones de obra: cómo facturarlas y gestionarlas» vimos cómo se realiza una certificación origen. A groso modo se trata de facturar parte del presupuesto aceptado partida a partida.

Si no tenemos un ERP que nos ayude en esta tarea, pueden suceder dos cosas: que la obra sea pequeña y nos de igual porque tan solo será una certificación y una factura (en tal caso no sería una certificación parcial sino total y por lo tanto una única factura) o que tengamos un problema enorme para cuadrar cada una de las partidas con nuestra hoja de excel.

En términos generales todas las promotoras tienen un ERP que les facilita el llevar las obras al día. Esto significa que cuando firmamos un presupuesto con ellas sabemos que los números han de cuadrar al céntimo. Y eso no siempre es fácil.

Problema: Diferencia en céntimos entre certificación a origen parcial y factura

Cuando termina el mes (o el período estipulado con el cliente para realizar nuestra certificación de obra), vamos a la oficina, abrimos nuestro ERP Properly Gestión Instaladores y creamos la certificación a origen partir de lo realizado del presupuesto.

Se trata de ir partida a partida e introducir la cantidad ejecutada en el período en el que estamos. Tan solo eso.

Properly Gestión me indica que se va a producir una variación entre la certificación parcial a origen y la factura

Después de creada nuestra certificación de obra, se la presentamos a la promotora/cliente y nos dan el visto bueno para generar la factura.

Pero, ¿qué ocurre cuando no es la primera certificación y Properly Gestión nos avisa de que la factura va a descuadrar con respecto a lo certificado? En este caso nuestro programa de gestión nos está informando que el redondeo producido por la multiplicación de cantidad x precio de la partida correspondiente genera decimales que, a priori, nos producirán un descuadre.

Y es que las matemáticas son así: los redondeos existen. Si los decimales de una  multiplicación caen por encima de 5, en el sumatorio de las partidas se producirá un redondeo al alza. Si caen por debajo de 5, será a la baja.

Esto quedará completa y absolutamente resuelto en la última certificación a origen o certificación final, ya que ésta recoge todas las posibles variaciones en los redondeos de los cálculos y termina por hacer una certificación por diferencia entre lo presupuestado y lo ya facturado en las certificaciones parciales.

La factura de la certificación parcial no coincide con la del cliente

También puede suceder que nuestros redondeos parciales coincidan al céntimo y no se produzca ningún vaivén en nuestra certificación parcial, sin embargo cuando presentamos la certificación de obra a la promotora ésta nos dice que no coincide con lo que ellos estiman que debería ser y nos la echan para atrás.

Ya hemos comentado que las promotoras tienen un ERP para ayudarles a llevar las obras. No hay forma humana de llevar bien los cálculos en una empresa que tenga cierto volumen sin un ERP.

Ahora bien, dependiendo del programa de gestión que utilicen harán los cálculos de una forma u otra.

Motivo: El cliente y yo hacemos los cálculos de la certificación a origen parcial de forma diferente

Properly Gestión realiza la multiplicación de la cantidad por precio y ese es el importe de la partida. Sin embargo no todos los ERP’s lo hacen así. Hay programas de gestión para empresas que realizan los cálculos de las certificaciones a la inversa, es decir, quieren un importe final y sobre eso sacan la cantidad a certificar. Esto puede provocar errores matemáticos contundentes. Tanto es así, que hemos visto casos de partidas que haciendo la multiplicación de cantidad x precio con la calculadora no coincidían. ¡Y es que los céntimos ocultos en los cálculos hacen más de lo que creemos!

Solución: Ver cómo se hacen los cálculos de cada partida de la certificación a origen y ajustar los decimales

Tanto si nuestro ERP Properly Gestión nos avisa de que se va a producir redondeo en los decimales como si el programa de gestión de la promotora realiza los cálculos de forma diferente, la diferencia entre ambos será de céntimos.

Certificación a origen | Properly Gestión Instaladores

La certificación a origen parcial coincide con la de la promotora.

La certificación final de obra nos recoge todas las pequeñas variaciones por redondeos cuadrando al céntimo nuestra factura con lo presupuestado.

Lo primero que recomendamos es pedirles lo que ellos estiman que debería salir en cada partida presupuestaria y coger la calculadora. Una vez que hemos visto si los cálculos que han realizado son correctos o no (siempre calculadora en mano) podremos llegar a un acuerdo con ellos. O bien modificamos nosotros los decimales en la cantidad para que cuadre con lo que ellos nos presentan o acordamos arrastrar la pequeña variación de decimales a la certificación final de obra.

El motivo de poder llevar esa variación de redondeos a la certificación final es porque es ésta la que certificará la diferencia entre lo facturado hasta ese momento y lo presupuestado. Es decir, toda variación que hayamos ido realizando a lo largo de las certificaciones parciales será absorbida por ésta.

En conclusión, podemos decir que incluso cuando la realidad de nuestro sector parece complicarnos nuestro trabajo, disponer de Properly Gestión Instaladores nos hace nuestro día a día más fácil. Si tienes más dudas al respecto de las certificaciones a origen o cualquier otra cuestión, habla con nosotros. Seguro que te ayudamos.

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