La gestión de la facturación también da un paso adelante. En un entorno cada vez más digital, la Agencia Tributaria ha impulsado VERI*FACTU, el sistema incluido en la Ley 11/2021 (“Ley Antifraude”), para garantizar un mayor control, trazabilidad e integridad en las facturas de autónomos y pymes.

Si trabajas en el sector de las instalaciones o el mantenimiento —ya seas electricista, fontanero o técnico de climatización— es normal que este cambio te genere dudas o incluso cierta preocupación.
Por eso, en este artículo queremos contarte qué exige exactamente la AEAT, cómo puede afectarte en tu día a día y, sobre todo, cómo Properly puede ayudarte a adaptarte sin complicaciones.

Qué busca la AEAT: control, transparencia y trazabilidad

La nueva normativa persigue tres grandes objetivos:

• Control fiscal: evitar facturas manipuladas, la evasión del IVA y la ocultación de ingresos.
• Transparencia: garantizar que cada operación quede registrada y accesible tanto para la Administración como para el cliente, reforzando la confianza entre ambas partes.
• Trazabilidad e integridad de los datos: asegurar que las facturas no puedan alterarse y que sea posible seguir todo su recorrido: desde la emisión hasta su conservación.

La AEAT quiere que el software de facturación incorpore una capa extra de seguridad y fiabilidad, asegurando que cada factura refleje exactamente lo que ocurre en tu negocio.

Qué exige la AEAT con VERI*FACTU

Principales requisitos técnicos

Para cumplir con la normativa, los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) deben garantizar una serie de condiciones clave:

• Registro de facturación automático: cada vez que se emite una factura, el sistema debe generar un registro simultáneo o inmediatamente anterior.
• Integridad y trazabilidad: los datos deben mantenerse íntegros, inalterables y accesibles en todo momento, conservando su legibilidad y trazabilidad.
• Huella digital (hash): cada registro incorpora una huella única que vincula la factura con su registro y evita cualquier modificación posterior.
• Envío a la AEAT (modalidad VERI*FACTU): en la versión más avanzada, los registros se envían directamente a la Agencia Tributaria a través de servicios web. El receptor podrá verificar con el código QR de la factura si ésta ha sido remitida correctamente.
• Identificación electrónica del sistema: cuando se realice el envío, el software debe identificarse electrónicamente ante la AEAT.

VERI*FACTU busca que cada factura sea totalmente trazable y verificable, garantizando transparencia y seguridad tanto para las empresas como para la Administración.

¿Qué diferencia un software VERI*FACTU de uno no adaptado?

Un software adaptado a VERI*FACTU permite:

• Enviar los registros directamente a la Agencia Tributaria.
• Generar registros automáticos e inalterables.
• Emitir facturas con código QR y huella digital.
• Facilitar la consulta y trazabilidad de cada registro.

Por el contrario, un software no adaptado puede quedarse corto en varios de estos puntos: permitir modificaciones sin dejar rastro, no generar un registro de facturación o carecer del envío automático a la AEAT.

En sectores como el de las instalaciones y el mantenimiento, donde muchos trabajos se hacen sobre el terreno, contar con una herramienta que permita facturar desde cualquier lugar y cumpla la normativa no es solo una ventaja, es una necesidad.

Qué supone esto para los profesionales que emiten facturas

Para los autónomos, microempresas y pymes del sector de instalaciones o mantenimiento, la llegada de VERI*FACTU implica varios pasos importantes:

• Revisar el sistema de facturación actual: asegúrate de que el software que utilizas cumple con la nueva normativa. Si trabajas con Excel o programas básicos sin trazabilidad, podrías quedar fuera de cumplimiento.
• Planificar una posible actualización o cambio de herramienta: anticiparse a los plazos te evitará prisas y costes de última hora.
• Formar al equipo: tanto el personal administrativo como los técnicos de campo deben saber cómo emitir facturas que cumplan con todos los requisitos.
• Aprovechar el cambio como oportunidad: es un buen momento para profesionalizar la gestión, ganar eficiencia, reducir errores y reforzar la transparencia ante tus clientes y la AEAT.
• Evitar sanciones: usar un sistema no adaptado puede acarrear consecuencias económicas, así que conviene adelantarse y cumplir desde el primer día.

Adaptarse no es solo una obligación, también una manera de mejorar la forma en que trabajas.

Plazos y calendario de aplicación

Los fabricantes de software (TPV, ERP, etc.) tuvimos hasta el 29 de julio de 2025 para adaptar nuestras soluciones.

En el caso de las empresas, la obligación entrará en vigor el 1 de enero de 2026, y para los autónomos, el 1 de julio de 2026.

Aunque aún hay margen, conviene no dejarlo para el último momento. Cada proyecto tiene sus particularidades y empezar cuanto antes permitirá llegar preparados y sin prisas.

Retos para el sector mantenimiento e instalaciones

El sector tiene particularidades que hacen que la adaptación a VERI*FACTU requiera cierta planificación y cuidado:

• Gestión de partes y órdenes de servicio: los técnicos suelen generar partes directamente desde la obra o el aviso, y después emitir la factura al cliente. Esto exige una integración fluida entre el parte, el contrato, el software de facturación y los nuevos registros trazables.
• Movilidad: trabajar fuera de la oficina implica disponer de una herramienta que permita emitir facturas desde el móvil o la tablet, sincronizar con la oficina y cumplir con los requisitos de integridad.
• Software obsoleto: muchas microempresas siguen usando programas antiguos o genéricos que no contemplan hash, QR, trazabilidad ni envío automático de facturas.
• Duplicidad de tareas: si el sistema de facturación no está conectado con los partes de trabajo, los contratos o la base de datos de clientes, es fácil caer en redundancias, errores o pérdida de tiempo. Adaptarse al nuevo marco puede ser el momento ideal para reorganizar procesos internos.

Esta transición también representa una oportunidad: automatizar tareas, reducir errores, reforzar la profesionalidad y ganar ventaja competitiva ante clientes que valoran la transparencia y la eficiencia.

5 pasos para adaptarte al sistema VERI*FACTU

1. Revisa tu software actual de facturación.
   • Comprueba si cumple con los requisitos del Real Decreto 1007/2023 y si permite generar registros trazables e inalterables. Si no lo tienes claro, consulta con tu proveedor o revisa la información oficial de la AEAT.
2. Verifica que garantiza la integridad de los registros.
   • El sistema debe crear un registro de alta para cada factura, incluir huella digital (hash) y código QR y conservar el acceso a esos datos sin posibilidad de modificación.
3. Forma a tu equipo.
   • El personal administrativo debe conocer bien la herramienta, los pasos correctos para emitir facturas y la importancia de conservar los registros.
4. Conecta tu facturación con la AEAT.
   • Asegúrate de que tu software permite la remisión de facturas a la Agencia Tributaria (si optas por la modalidad VERI*FACTU) o, al menos, que cumple todos los requisitos exigidos en la modalidad alternativa.
5. Simplifica tus procesos con una solución integral.
   • Lo ideal es usar una herramienta pensada para tu sector (instalaciones, mantenimiento) que ya incorpore el módulo VERI*FACTU. Así reducirás el esfuerzo de adaptación, evitarás errores y trabajarás con total tranquilidad.

Cómo Properly te ayuda a cumplir con la AEAT

En Properly hemos desarrollado un módulo específico para VERI*FACTU, diseñado especialmente para el sector de mantenimiento e instalaciones. Estas son algunas de sus funciones más destacadas:

• Validación automática de facturas: el sistema comprueba que cada factura cumpla con los requisitos del Real Decreto 1007/2023 y con las directrices de la AEAT.
• Registro seguro e inalterable: genera la huella digital (hash) y vincula la factura final, garantizando trazabilidad total.
• Integración completa con partes y contratos: los técnicos pueden crear partes desde el campo, que se conectan automáticamente con la factura. Así, todo el proceso queda registrado y controlado.
• Transición sin fricciones: sabemos que en el sector de instalaciones y servicios técnicos cada minuto cuenta. Por eso, nuestra solución se adapta a tu forma de trabajar, sin obligarte a cambiar tus rutinas, pero mejorando tu gestión y asegurando el cumplimiento normativo.
• Soporte y acompañamiento continuo: te ayudamos en todo el proceso —desde la configuración del módulo hasta la formación del equipo— para que la adaptación a VERI*FACTU sea sencilla y sin complicaciones.

Properly te acompaña en cada paso para que puedas cumplir con la normativa de la AEAT y, al mismo tiempo, mejorar la gestión y la eficiencia de tu negocio.

Adaptarse al sistema VERI*FACTU sí es posible —y, de hecho, puede convertirse en una ventaja competitiva para tu empresa de mantenimiento o instalaciones.
Más que un obstáculo, es una oportunidad para profesionalizar la facturación, ganar eficiencia y ofrecer un servicio más transparente a tus clientes.