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Extranet de clientes, qué es y para qué sirve

Impresión de facturas vs Extranet

Todo sobre la extranet de clientes

La palabra «extranet» resulta algo extraña cuando no la conocemos en su contexto. En este artículo vamos a desgranarla para conocerla y ver todas las posibilidades que tiene para nosotros y/o nuestra empresa.

Qué es una extranet

Si atendemos a la definición de la palabra es una «net» externa, o en otras palabras, es una red que dispone de información consultable desde fuera de la organización. Por ejemplo, los bancos a día de hoy tienen extranet de clientes, así es como conseguimos ver los datos de nuestras cuentas sin tener que llegarnos a la oficina a actualizar la cartilla.
Una extranet sirve para facilitar el acceso a ciertos datos y/o documentos a personas ajenas a la empresa, como son nuestros clientes.
Una vez que hemos visto qué es extranet, o más bien, qué es una extranet y cómo ésta nos puede ayudar en el día a día, ¿en qué se diferencia de una intranet?

Diferencias entre extranet e intranet

La diferencia principal estriba en quién accede a los datos. De la misma forma que una extranet está orientada para que los clientes tengan acceso a ciertos datos o documentos que les puedan ser de interés, la intranet está orientada para que sean los empleados de la propia empresa los que accedan a ciertos datos o documentos que les puedan ser de utilidad para ellos.
En esta ocasión, nosotros vamos a ver con detalle la extranet.

Una extranet sirve para facilitar el acceso a ciertos datos y/o documentos a personas ajenas a la empresa, como son nuestros clientes.

Tipos de extranet

No podemos decir que existan «tipos» como tales de extranet, sino que, dependiendo de la información que queramos compartir y con quien queramos hacerlo, configuraremos una estructura diferente.

Habitualmente las extranet son extranet de clientes que, dependiendo de si nuestros clientes son revendedores de nuestros productos o clientes finales, toman un nombre u otro. Pueden ser el apartado de «distribuidores» de una web, o simplemente el de «clientes».

Impresión de facturas vs Extranet de clientes

Imagen que muestra el gesto de preparar la impresión de las diferentes facturas para nuestros clientes cuando no disponemos de una extranet de clientes.

Por ejemplo, si nuestra empresa se dedica a realizar mantenimientos de comunidades, resulta de especial interés disponer de una extranet de clientes conectada con nuestro sistema de gestión. Así, cada vez que generamos una factura a alguno de nuestros clientes, ésta aparecerá de forma automática en su área, pudiendo descargársela instantes después de nosotros haberla creado.

También puede suceder que nuestro proveedor de materiales disponga una extranet con nosotros, sus clientes, para actualizar su catálogo de precios o poder realizarles los pedidos directamente a través de ella.

Ahora bien, ¿tendría utilidad en tu caso particular disponer de una extranet de clientes propia?

¿Puedo crear mi propia extranet?

Por supuesto que sí. Eso sí, depende del software de gestión empresarial que tengas instalado te será más o menos costoso. Es decir, si trabajas con hojas de cálculo tipo Excel, tendrás que contratar una empresa de software para que desarrolle tu extranet. Si trabajas con un programa de gestión empresarial como Properly Gestión, tan solo tendrás que contratar el módulo de Extranet.

Módulo Extranet de Properly Gestión

Este módulo te ahorra el tiempo y el dinero que supone la facturación a tus clientes. Si tienes una empresa, generas facturas todos los meses, ese «generar facturas» tiene unas implicaciones, como son la confección de la propia factura, su impresión, su ensobrado (con su correspondiente sello), el pegado de la etiqueta de la dirección y su envío a través de Correos o un buzón cercano.

Con el módulo Extranet de Properly Gestión tan solo tienes que generar la factura. Todo el proceso posterior te lo ahorras, ya que es la propia extranet la que se encarga de generar la factura y enviar una notificación a tu cliente diciéndole que la tiene disponible para su descarga. Y ya.

Simple, ¿verdad? Este módulo nos encanta. Porque no solo se trata de ahorrarte dinero (mucho dinero) a ti, sino que tu empresa sube de categoría de cara a tus clientes. Ya no más llamadas de los clientes preguntando por cuándo van a recibir su factura, ni «despistes» por su parte a la hora de realizar el abono de las mismas.

Tener una extranet en nuestra empresa resulta muy recomendable tanto por la optimización de los recursos como por la mejora del servicio que les podemos dar nuestros clientes haciéndonos más competitivos, ¿te lo vas a perder? Habla con nosotros para ver si a tu empresa le conviene tener una extranet de clientes propia. Estaremos encantados de darte el mejor asesoramiento para tu caso particular.

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