Cómo evitar una rotura de stock en el almacén

rotura de stock

La rotura de stock es una de las situaciones más difíciles de enfrentar por parte de las empresas profesionales y que generan más tensión en una organización. Para ello es importante disponer de una buen control del stock y optimizar la puesta en marcha de cada servicio con los materiales necesarios para el trabajo. Teniendo un correcto control de estos productos aliviaremos nuestros problemas de abastecimiento internos. Vamos a darle respuesta a todas estas preguntas, ¡te contamos!

¿Qué es y porqué ocurre una rotura de stock?

Un rotura de stock sucede cuando una empresa distribuidora, instaladora o mantenedora no tiene el material necesario en su almacén para atender los servicios demandados por sus clientes. La forma de solucionarlo es realizando un pedido de los materiales necesarios al fabricante o distribuidor más cercano para que puedan proveer esos artículos.

En el sector de la instalación y mantenimiento, normalmente se debe realizar una previsión de compra de materiales. Esta previsión, se realiza como mínimo con 10 días de antelación, para optimizar los procesos logísticos y operativos de toda la plantilla.

El principal motivo de la rotura de stock es una mal previsión del material disponible. En concreto, no tener en cuenta los trabajos a realizar en los próximos días y el correcto abastecimiento de productos para su instalación o mantenimiento.

¿Cómo se miden las roturas de estocaje?

¿Cómo puedo cuantificar lo que me cuesta si me quedo sin material? Cada empresa tiene un sistema diferente para medir el impacto de la falta de stock y realmente no existe una ciencia exacta. Esto puede ser el primer problema de no realizar correctamente un control correcto de nuestro inventario.

Para calcular la rotura de stock, el primer indicativo que tenemos que tener en cuenta es la rotación habitual de los artículos. El índice de rotación (IR) de un periodo se calcula a partir de las ventas en ese periodo y las existencias medias del periodo. Éste índice nos hace prever y llevar un control de los productos de nuestro almacén.

IR= (Ventas a precio de coste / Existencias medias)

El segundo indicativo que debemos aplicar es para conocer cuánto nos cuesta una rotura de stock, multiplicando la cantidad no suministrada por su coste en almacén.

RS= (Cantidad no abastecida x Coste en almacén)

Esta fórmula habrá que aplicarla por cada artículo y al finalizar sumar todos los del mismo periodo.

rotura de stock

Indicadores a medir ante una rotura de stock

Ante este fenómeno, habrá efectos que se produzcan sobre nuestra organización y que tendremos que medirlo para llevar un seguimiento y una mejora de nuestro procedimiento logístico.

  • Costes por compra urgente
  • Costes por venta no realizada
  • Costes de inventario
  • Costes administrativos

Soluciones y recomendaciones para la rotación de material

Los cuatro consejos clave para prevenir y evitar la rotura de stocks serían:

  • Planificar lo máximo posible tu demanda: debemos fijarnos en cómo es la empresa y qué hemos vendido y así sabremos una aproximación sobre lo que vamos a vender.
  • Gestionar correctamente los materiales llevados a obra y no utilizados. En muchas empresas es frecuente descuidar la contabilización de qué materiales vuelven a nuestro almacén como resultado de un trabajo terminado. En estos casos podemos disminuir las necesidades de compra y el tiempo necesario para obtener los materiales que necesitamos para otro trabajo.
  • Definir, para cada artículo, un mínimo y máximo para cada almacén. Con nuestro software de gestión para instaladores puedes gestionar uno o más almacenes y, para cada artículo o material, definir cuál es la cantidad mínima que necesitas para atender los trabajos corrientes. Al mismo tiempo podemos delimitar cuál es el máximo que nos permitiría almacenar (por ejemplo, no tiene sentido comprar más cantidad que la que cabe en nuestro almacén). Con estos mínimos y máximos, Properly Gestión calcula cuáles son tus necesidades de material en cada momento.

Tras todo lo anterior, lo que buscamos es encontrar ese punto óptimo de equilibrio, en el que no contamos con tanto como para tener excedente pero tenemos el suficiente para evitar una rotura de stock.

Para ello lo ideal es hacer uso de los trucos que te hemos dado y ponerlos en práctica cuanto antes en tu empresa. ¡Recuerda! Controlar las existencias y que no se produzca ninguna rotura de estocaje es primordial para ofrecer el mejor servicio a tu cliente, tener contenta a la demanda y sobre todo no sufrir ningún contratiempo en los costes de tu empresa.

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