Si diriges una empresa de instalaciones o mantenimiento, es posible que ya emitas facturas en formato electrónico bajo el estándar Factura-e, especialmente si trabajas con administraciones públicas. Pero también es útil mirar hacia el futuro: el sistema Verifactu ofrece un nivel adicional de transparencia y control en la facturación, en línea con los objetivos de digitalización de los impuestos de la Unión Europea (ViDA).

En este artículo te explicamos, de forma clara y cercana, las cinco diferencias principales entre Factura-e y Verifactu, para que puedas entender cómo cada uno se aplica en tu actividad, y cómo podemos acompañarte, tanto si necesitas utilizar Factura-e como si quieres adelantarte a la aplicación de Verifactu.

Factura-e y Verifactu suenan parecidos, pero cumplen funciones muy distintas dentro del proceso de facturación electrónica.

Ámbito de aplicación y propósito

Factura-e

Factura-e: la puerta de entrada a la facturación con la Administración Pública

Factura-e está pensada para emitir facturas electrónicas destinadas a las administraciones públicas españolas —por ejemplo, si prestas servicios a un Ayuntamiento, una Diputación o cualquier otro organismo público.

Si utilizas, o necesitas utilizar, el módulo de Factura-e, podrás exportar fácilmente tus facturas al formato oficial y subirlas directamente a la plataforma FACE, cumpliendo con todos los requisitos técnicos y legales que exige la Administración.

En resumen: Factura-e simplifica el proceso de facturación con organismos públicos, asegurando que tus facturas se integren en sus sistemas de manera estándar, rápida y sin complicaciones.

Factura-e no cambia cómo facturas, sino el formato en que entregas la factura a la Administración.

Verifactu

Verifactu no viene a sustituir a Factura-e, sino a dar un paso más en la evolución digital de la facturación empresarial.

Su objetivo es reforzar la transparencia y la trazabilidad de las operaciones, introduciendo mayores exigencias técnicas en los programas de facturación, en línea con los estándares europeos de digitalización.

En otras palabras, Verifactu establece las reglas del juego para que los softwares de facturación cumplan con criterios técnicos más rigurosos y seguros. No se trata de enviar facturas directamente a la Administración, sino de garantizar que cada factura emitida quede correctamente registrada, verificada y trazable.

En resumen: Verifactu aporta un plus de control, confianza y cumplimiento normativo en la gestión de facturación, ayudando a las empresas —también a las del sector de instalaciones y mantenimiento— a trabajar de forma más ordenada y conforme a la nueva normativa.

Estructura técnica y funcionamiento

Factura-e

Para poder cumplir el estándar exigido para su presentación ante la Administración Pública (por ejemplo, a través de la plataforma FACE), necesitarás el módulo de Factura-e de Properly Gestión que te permite, una vez generada la factura, exportarla automáticamente al formato oficial XML-Facturae.

La estructura del archivo sigue el esquema clásico de una factura —emisor, receptor, importes, impuestos y conceptos—, pero adaptado a los requerimientos técnicos del formato electrónico. De esta forma, tu empresa puede cumplir con la normativa de facturación pública sin complicaciones ni errores de formato.

En resumen: Factura-e combina la sencillez operativa de Properly con la estructura técnica necesaria para facturar correctamente a organismos públicos.

Verifactu

El sistema Verifactu establece nuevos requisitos técnicos que los programas de facturación deben cumplir en materia de registro, trazabilidad y compatibilidad normativa. En otras palabras, el software que utilices para facturación debe ser capaz de garantizar que cada factura emitida quede correctamente registrada, validada y disponible para su verificación por parte de la Administración.

Con Verifactu, el funcionamiento del proceso de facturación da un paso más hacia la transparencia y el control:

1. Emisión del borrador: las facturas se crean inicialmente en formato borrador, lo que permite revisar los datos, conceptos e importes antes de su validación.
2. Validación por parte del cliente: una vez el cliente confirma la información y el importe, la empresa instaladora puede proceder a validar el documento.
3. Conversión a factura definitiva y envío automático: en ese momento, la empresa de instalaciones o mantenimientos, transforma el borrador en factura de venta y el sistema se encarga de enviar automáticamente el registro a la Agencia Tributaria, cumpliendo así con los requisitos de trazabilidad del sistema Verifactu.
4. Gestión de rectificativas: al igual que hasta ahora, el sistema sigue permitiendo emitir facturas rectificativas, garantizando que cualquier modificación quede correctamente registrada y justificada.

Aunque el proceso de facturación en sí no cambia, sí cambia la forma en que el software gestiona y respalda la información, aportando mayor control interno, transparencia y fiabilidad en cada operación.

En el caso de Properly Gestión, este flujo ya está incorporado, facilitando una transición sencilla y segura hacia el cumplimiento del nuevo marco Verifactu.

En resumen: Verifactu no se limita a emitir facturas; audita y valida digitalmente el proceso completo, garantizando que tu facturación cumpla los estándares técnicos y legales del nuevo marco normativo.

Tiempo y forma de remisión de los datos

Factura-e

Cuando emites una factura mediante Factura-e, el envío se realiza al portal correspondiente de la Administración Pública (por ejemplo, FACE), para que el organismo receptor pueda validarla y tramitar su pago.

El objetivo principal de este sistema es entregar la factura en el formato electrónico requerido y garantizar su correcta conservación digital, cumpliendo así con las exigencias de trazabilidad y archivo establecidas por la normativa.

En la práctica, para ti como empresa instaladora o de mantenimiento, esto implica generar la factura en tu software habitual, exportarla al formato Factura-e y subirla al portal administrativo donde se gestione la contratación pública.

Verifactu

Con Verifactu, el envío y registro de los datos adquiere un enfoque más automatizado y transparente. El sistema requiere que el software de facturación esté preparado para registrar cada factura con trazabilidad completa y cumplir los estándares técnicos definidos en el reglamento, sin necesidad de procesos manuales adicionales.

En la práctica, esto significa que los programas acreditados bajo Verifactu pueden emitir y comunicar las facturas automáticamente a la Agencia Tributaria, reduciendo la intervención manual y asegurando que cada registro quede correctamente validado y almacenado.

Para ti, como empresa instaladora o de mantenimiento, esto se traduce en mayor agilidad y seguridad en la gestión de tus facturas. Si tu software ya es compatible con Verifactu —como es el caso de Properly Gestión—, estarás preparado para cumplir con los nuevos requisitos desde el primer día, sin cambios drásticos en tu forma de trabajar.

Consecuencias para tu empresa de instalaciones

Factura-e

Si trabajas con administraciones públicas, Factura-e es una herramienta imprescindible: te permite emitir facturas válidas y aceptadas por estos organismos, cumpliendo con todos los requisitos administrativos y evitando rechazos por formato o errores técnicos.

En Properly Gestión, este proceso se simplifica gracias al módulo específico de Factura-e, que facilita la exportación y el envío de las facturas en el formato correcto, sin necesidad de procesos adicionales.

Para tu empresa, se trata de un procedimiento ya conocido, parte habitual de la operativa administrativa del sector. En definitiva, es algo que ya haces, y que Properly te ayuda a mantener de forma ordenada y conforme a la normativa.

Verifactu

Aunque no sea obligatorio implementarlo de inmediato —dependiendo del tamaño de tu empresa, el tipo de cliente o tu volumen de facturación—, adaptarte a Verifactu puede ofrecerte ventajas operativas reales: mayor integración entre sistemas, menos tareas duplicadas, más fiabilidad en los registros y, sobre todo, estar preparado para los próximos cambios normativos, como la facturación B2B o las plataformas comunes de intercambio.

Además, la entrada en vigor del sistema ya tiene fechas marcadas:

• Para empresas, será obligatorio a partir del 1 de enero de 2026.
• Para autónomos, la obligación llegará el 1 de julio de 2026.

Por tanto, anticiparte te permitirá adaptarte con calma, probar el sistema y asegurarte de que tu operativa diaria no se vea afectada cuando llegue el momento.

Si trabajas con Properly Gestión, ya tienes parte del camino hecho: el sistema está preparado para cumplir con los requisitos técnicos de Verifactu y sólo tienes que solicitar que te lo activemos, lo que se traduce en una transición más sencilla y sin esfuerzos adicionales.

Para tu empresa, esto significa modernizar tu forma de facturar, adelantarte a la normativa y evolucionar sin tener que empezar desde cero.

Impacto en empresas de instalaciones y mantenimiento: más detalle, menos margen de error

En una empresa de instalaciones o mantenimiento, no todas las facturas son iguales: hay órdenes de trabajo, partes de servicio, facturas por certificación o revisiones periódicas.

Más control no tiene por qué significar más trabajo: con el software adecuado, el cambio se traduce en eficiencia y seguridad.

Aquí es donde Verifactu puede cambiar tu operativa diaria.
Cada parte, modificación o factura parcial deberá tener su propio registro individual, lo que obligará a coordinar mejor los sistemas de gestión de obra, el ERP y el software de facturación.

Si antes con Factura-e podías agrupar varios trabajos en una única factura, ahora Verifactu exige más granularidad y control.

En resumen:

• Factura-e: más flexible en agrupaciones y tiempos.
• Verifactu: más riguroso y automatizado.

Cómo adaptarse sin agobios: pasos prácticos

1. Revisa tus procesos de facturación actuales: identifica qué partes generan facturas y cómo.
2. Comprueba si tu software está actualizado o si necesitarás una integración adicional.
3. Haz pruebas piloto con facturas reales para detectar posibles errores de validación.
4. Forma a tu equipo: todos deben entender los nuevos pasos de registro y envío.
5. Pide ayuda si lo necesitas: en Properly ya ayudamos a instaladores y mantenedores a integrar Verifactu de forma sencilla y sin parar la actividad.

Anticiparte a Verifactu no es solo cumplir con la ley, sino ganar tiempo y tranquilidad en tu día a día.

¿Tienes dudas sobre si tu sistema de facturación cumple con los requisitos de Verifactu?
En Properly podemos revisar tu caso y ofrecerte un diagnóstico gratuito de compatibilidad, además de un plan de adaptación paso a paso para tu empresa.

Conclusión

Verifactu no es simplemente una actualización de Factura-e.
Es un cambio profundo en la manera en la que la Agencia Tributaria quiere que se registren, controlen y comuniquen las facturas.

Puede parecer un reto, pero con las herramientas adecuadas y algo de preparación, tu empresa saldrá ganando: más control, más seguridad y menos riesgo de sanciones.

Desde Properly, te acompañamos en este proceso con soluciones adaptadas a instaladores, mantenedores y empresas de servicios técnicos.
Te ayudamos a dar el salto a Verifactu sin complicaciones y con toda la tranquilidad de cumplir con la normativa desde el primer día.