Todo sobre la extranet de clientes

Si diriges una empresa de mantenimiento, instalaciones o servicios, sabes que mantener informados a tus clientes y reducir gestiones repetitivas es clave. Una extranet de clientes bien diseñada puede transformar esa comunicación en eficiencia y satisfacción. En este artículo veremos qué es, cómo funciona y por qué tu empresa la necesita hoy mismo.

¿Qué es una extranet de clientes?

Una extranet de clientes es un portal online seguro que conecta tu empresa directamente con los clientes, permitiéndoles consultar facturas, partes de trabajo, incidencias o documentación siempre que lo necesiten. A diferencia de una intranet, pensada para el uso interno, esta plataforma abre la información adecuada hacia usuarios externos: tus propios clientes.

Por ejemplo, en el sector del mantenimiento o de servicios, una extranet permite que el cliente consulte el estado de un parte de trabajo, descargue facturas o comunique incidencias sin intermediarios. Todo en un entorno centralizado, con trazabilidad y seguridad.

Diferencias entre extranet e intranet

La diferencia principal estriba en quién accede a los datos. De la misma forma que una extranet está orientada para que los clientes tengan acceso a ciertos datos o documentos que les puedan ser de interés, la intranet está orientada para que sean los empleados de la propia empresa los que accedan a ciertos datos o documentos que les puedan ser de utilidad para ellos.
En esta ocasión, nosotros vamos a ver con detalle la extranet.

Intranet	Empleados internos | información para uso interno
Extranet de clientes	Clientes externos | facturas, partes, albaranes de venta

Por ejemplo, en una empresa de mantenimiento, la intranet gestiona técnicos, mientras que la extranet de clientes permite al cliente ver el estado del contrato.

Una extranet sirve para facilitar el acceso a ciertos datos y/o documentos a personas ajenas a la empresa, como son nuestros clientes.

Usos y ejemplos de una extranet de clientes

Veamos cómo distintas empresas están utilizando una extranet de clientes en la práctica:

1. Empresa de mantenimiento: los administradores de fincas pueden descargar sus facturas mensuales.
2. Instaladora técnica: el cliente accede a su presupuesto para que pueda aceptarlo cuando más le convenga.
3. Empresa de reformas: sus clientes pueden ver los partes de trabajo realizados y su posterior factura.
   Estos ejemplos muestran cómo la extranet deja de ser una “añadidura” para convertirse en un canal clave de comunicación y servicio.”

Por ejemplo, si nuestra empresa se dedica a realizar mantenimientos de comunidades, resulta de especial interés disponer de una extranet de clientes conectada con nuestro sistema de gestión. Así, cada vez que generamos una factura a alguno de nuestros clientes, ésta aparecerá de forma automática en su área, pudiendo descargársela instantes después de nosotros haberla creado.

También puede suceder que nuestro proveedor de materiales disponga una extranet con nosotros, sus clientes, para actualizar su catálogo de precios o poder realizarles los pedidos directamente a través de ella.

Ahora bien, ¿tendría utilidad en tu caso particular disponer de una extranet de clientes propia?

¿Puedo crear mi propia extranet de clientes?

Sí, puedes crear tu propia extranet de clientes, y el grado de complejidad dependerá de tu sistema actual. Si gestionas tu empresa con hojas de cálculo o múltiples programas aislados, probablemente necesitarás un desarrollo a medida. En cambio, si ya usas un software integrado como Properly Gestión, tan solo necesitas añadir el módulo ‘Extranet de clientes’.
A continuación, los 5 pasos esenciales para implementar una extranet de clientes con éxito:

1. Define qué información y servicios vas a ofrecer a tus clientes.
2. Escoge la solución adecuada (módulo integrado vs desarrollo a medida).
3. Diseña una experiencia de usuario sencilla, con acceso seguro y roles definidos.
4. Integra la extranet con tu software de gestión y automatiza los procesos (facturas, partes, incidencias).
5. Lanza, comunica a tus clientes y monitoriza los resultados: tasas de uso, reducción de llamadas, satisfacción.

¿Quieres verlo en la práctica? Solicita una demo y te mostramos cómo tu empresa puede tener su extranet de clientes operativa en el mismo día que nos lo solicites.

Módulo Extranet de Properly Gestión

Este módulo te ahorra el tiempo y el dinero que supone la facturación a tus clientes. Si tienes una empresa de instalaciones o mantenimientos y generas facturas todos los meses, ese «generar facturas» tiene unas implicaciones, como son la confección de la propia factura, su impresión, su ensobrado (con su correspondiente sello), el pegado de la etiqueta de la dirección y su envío a través de Correos o un buzón cercano.

Con el módulo Extranet de Properly Gestión tan solo tienes que generar la factura. Todo el proceso posterior te lo ahorras, ya que es la propia extranet la que se encarga de generar la factura y enviar una notificación a tu cliente diciéndole que la tiene disponible para su descarga. Y ya.

Beneficios clave:

• Reducción del 40 % en llamadas de facturación y soporte gracias a que los clientes acceden directamente a sus documentos.
• Disponibilidad 24/7 del portal para que el cliente consulte sus facturas, partes, albaranes o presupuestos.
• Integración automática con tu ERP (Properly Gestión), sin duplicar tareas ni datos.
• Mejora de imagen ante el cliente, al mostrar un servicio moderno, digital y organizado.

Simple, ¿verdad? Este módulo nos encanta. Porque no solo se trata de ahorrarte dinero (mucho dinero) a ti, sino que tu empresa sube de categoría de cara a tus clientes. Ya no más llamadas de los clientes preguntando por cuándo van a recibir su factura, ni «despistes» por su parte a la hora de realizar el abono de las mismas.

Tener una extranet de clientes en nuestra empresa resulta muy recomendable tanto por la optimización de los recursos como por la mejora del servicio que les podemos dar nuestros clientes haciéndonos más competitivos, ¿te lo vas a perder? Habla con nosotros para ver si a tu empresa le conviene tener una extranet de clientes propia. Estaremos encantados de darte el mejor asesoramiento para tu caso particular.