En un contexto de transformación digital y reformas tributarias, muchas empresas del sector de instalaciones están expresando dudas: ¿qué es Verifactu? ¿me va a afectar? ¿cuándo tengo que adaptarme? En este artículo responderemos todo lo esencial para que tu negocio no llegue tarde al cambio. Al final, te ofreceremos una propuesta concreta para ayudarte con el proceso.

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es el nuevo sistema de facturación electrónica creado por la Agencia Tributaria (AEAT), en el marco de un proyecto de digitalización europeo, para garantizar que todas las facturas emitidas por las empresas sean seguras, trazables y verificables.

En la práctica, significa que los programas de facturación —como ERPs o softwares de gestión— deberán generar facturas de venta, que una vez enviadas a Hacienda no se podrán modificar (se podrán seguir generando facturas rectificativas). El objetivo es reforzar la transparencia y evitar manipulaciones o errores en los datos de facturación.

En otras palabras: Verifactu busca que cada factura emitida sea completamente fiable y que tu negocio cumpla con los nuevos estándares digitales de la AEAT.

¿A quién afecta Verifactu?

Veri*Factu afectará a todas las empresas y autónomos que emitan facturas —ya sea un software de facturación, un ERP o una herramienta digital propia—. En otras palabras: si tu negocio factura de forma digital, ya no podrá hacerlo con cualquier sistema; deberá usar un programa que cumpla los requisitos de esta normativa.

Quedan fuera de utilizar Verifactu únicamente algunos colectivos específicos, como los acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) o las empresas situadas en territorios forales con sus propios sistemas de control fiscal (por ejemplo, País Vasco o Navarra).

Para los sectores de las instalaciones, mantenimientos, constructoras, reformas o servicios técnicos, que gestionan facturación digital, almacenan materiales y operarios en campo, esta normativa no es una opción: es una obligación que, bien gestionada, también se convierte en oportunidad para modernizar procesos y reforzar la profesionalidad del negocio.

En Properly, somos expertos en la adaptación y verificación de software de facturación para el cumplimiento de Verifactu. Es por ello que Properly Gestión ya lleva un tiempo cumpliendo con la norma y ya hemos acompañado a cientos de empresas a verificar y adaptar sus procesos para que puedan cumplir con Verifactu, garantizando seguridad, trazabilidad y una transición sin complicaciones.

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Plazos y fechas clave

El Real Decreto 1007/2023, publicado por la Agencia Tributaria, marca el calendario oficial de implantación del sistema Verifactu. Este reglamento define los plazos que empresas, autónomos y desarrolladores debemos cumplir para adaptar nuestros programas de facturación y garantizar el envío o registro seguro de los datos fiscales.

El calendario de Verifactu marca los plazos en los que cada tipo de empresa deberá tener sus sistemas listos:

• Las empresas y sociedades deberán contar con sus sistemas informáticos plenamente adaptados antes del 1 de enero de 2026.
• Los autónomos dispondrán de un plazo adicional hasta el 1 de julio de 2026.
• Los proveedores y desarrolladores de software deberán haber actualizado sus soluciones antes del 29 de julio de 2025, ya que somos los responsables de garantizar que las herramientas cumplen los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria.

Aunque pueda parecer que aún hay tiempo, la adaptación a Verifactu requiere planificación y ajustes técnicos, por lo que iniciar el proceso cuanto antes es la mejor forma de evitar imprevistos o sanciones.

En Properly, acompañamos a empresas y autónomos en la revisión y actualización de sus sistemas de facturación, asegurando un cumplimiento normativo completo y una transición ordenada, sin interrupciones en la operativa diaria.

Ventajas de adaptarse a Verifactu

Adaptar los sistemas de facturación al nuevo marco Verifactu no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para modernizar tu gestión y ganar eficiencia operativa. Implementar un software conforme a la legislación aporta beneficios tangibles tanto en el control interno como en la relación con clientes y la Administración.

Entre las principales ventajas destacan:

• Mayor transparencia y confianza ante los clientes y la Agencia Tributaria, gracias a facturas verificables y trazables.
• Menor margen de error o manipulación, al garantizar la integridad de cada factura mediante firma digital.
• Automatización de procesos, con el envío electrónico de registros y la reducción de tareas manuales que consumen tiempo y recursos.
• Refuerzo de la reputación de cumplimiento fiscal, proyectando una imagen de empresa profesional, fiable y alineada con la normativa vigente.

En un entorno cada vez más digital y fiscalmente exigente, anticiparse a Verifactu supone una ventaja competitiva. Las empresas que se adapten con antelación no solo evitarán sanciones, sino que mejorarán la eficiencia de su gestión contable y la percepción de confianza en su marca.

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Riesgos de no adaptarse a tiempo

No adaptar los sistemas de facturación a Verifactu dentro de los plazos establecidos puede generar consecuencias importantes, tanto económicas como operativas.
La Agencia Tributaria será especialmente rigurosa con las empresas que utilicen programas que no cumplan los requisitos de la normativa, y exigirá que todas las herramientas garanticen la trazabilidad e integridad de los registros.

Para sectores como instalaciones, mantenimiento, construcción, servicios técnicos o reformas, donde la gestión de presupuestos y facturas forma parte del día a día, esto cobra aún más relevancia.

Entre los principales riesgos se encuentran:

• Sanciones y multas económicas, derivadas del uso de sistemas no conformes o de la falta de envío de registros cuando sea obligatorio.
• Mayor exposición ante inspecciones o requerimientos de Hacienda, al no contar con un sistema validado que acredite la fiabilidad de la información contable.
• Pérdida de eficiencia y competitividad, frente a empresas que ya han actualizado sus herramientas y trabajan con procesos automatizados y conformes a la normativa.

Más allá del impacto económico, no adaptarse a tiempo puede afectar a la reputación y la confianza de la empresa. En sectores donde la transparencia, la seriedad y el cumplimiento fiscal son sinónimo de profesionalidad, contar con un sistema actualizado es una garantía de credibilidad frente a clientes, socios y administraciones.

Hoja de ruta: Cómo prepar tu empresa para Verifactu

La entrada en vigor de Verifactu supondrá un cambio importante en la forma en que las empresas emiten y registran sus facturas electrónicas. Por eso, anticiparse y planificar con tiempo es la clave para una transición tranquila, sin riesgos ni interrupciones en la operativa diaria.

Estos son los pasos recomendados para una adaptación segura y eficiente:

1. Auditoría del sistema actual de facturación
   Revisa si tu programa de gestión o ERP cumple con los requisitos técnicos que exige la normativa: integridad, trazabilidad y registro inalterable de datos (si trabajas con Properly Gestión, sabes que cumple con todos los requisitos de Verifactu). Detectar a tiempo posibles carencias te permitirá actuar con margen y sin urgencias.
2. Consulta con tu proveedor de software
   Confirma si tu sistema podrá actualizarse a una versión compatible con Verifactu o si será necesario migrar a una solución adaptada. Mantener una comunicación fluida con tu proveedor facilitará la transición y evitará sorpresas.
3. Verificación del certificado digital
   Asegúrate de contar con un certificado digital válido y operativo, imprescindible para firmar electrónicamente los registros de facturación y garantizar su autenticidad ante la Agencia Tributaria.
4. Preparación y formación interna
   Informa y forma al personal administrativo o contable antes de comenzar a emitir facturas bajo Verifactu. Conocer los nuevos procedimientos es fundamental, ya que una vez iniciado el sistema, no se puede revertir la transición.
5. Implantación planificada
   Coordina la activación del nuevo sistema en el momento más adecuado, monitorizando el proceso para evitar incidencias y asegurar una puesta en marcha fluida y controlada.

Planificar estos pasos con antelación no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también mejora la eficiencia y la fiabilidad de tus procesos contables y administrativos.

En Properly, trabajamos junto a empresas instaladoras, mantenedoras, constructoras y servicios técnicos que quieren dar el paso a Verifactu con total confianza.
Te ayudamos a revisar tu sistema de facturación, validar tu certificado digital y adaptar tus procesos, para que sigas facturando con tranquilidad, seguridad y cumplimiento cuando llegue la nueva normativa.

Conclusión / Breve resumen

Verifactu no es simplemente otra obligación normativa: es un paso hacia una facturación más segura, eficiente y transparente. Quienes avanzan con tiempo estarán mejor posicionados, operativa y comercialmente. En el próximo artículo exploraremos las diferencias clave entre Factura-e y Verifactu para que lo veas claro.