En una empresa instaladora o de mantenimiento, el problema casi nunca es “emitir una factura”. El problema es todo lo que ocurre antes: el parte que llega tarde, el material que no estaba imputado, la orden de trabajo que cambió en obra, el técnico que cerró el servicio desde el móvil, el cliente que pide separar conceptos, la certificación que se ajusta al final del mes.

Ese ecosistema —operarios, almacén, SAT, presupuestos, certificaciones, recurrentes— es precisamente el tipo de operación para el que Properly existe. Y por eso VeriFactu no se vive como una noticia fiscal abstracta, sino como lo que realmente es: un cambio de reglas en el corazón del circuito “trabajo → parte → factura”. Si lo abordas como un trámite, te obligará a correr. Si lo abordas como un proyecto, te dará control.

Qué es VeriFactu y por qué existe

VeriFactu (VERI*FACTU) es la iniciativa de la AEAT para reforzar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de la facturación mediante requisitos sobre los sistemas informáticos de facturación. En términos prácticos, busca que el dato de facturación sea consistente y verificable, reduciendo la posibilidad de manipulación o “borrado” de operaciones.

El matiz importante para una instaladora o mantenedora es este: VeriFactu no se limita a “cómo queda el PDF”. Afecta a cómo se registra lo que facturas y a cómo se deja evidencia cuando corriges (rectificativas, abonos, anulaciones). Eso toca de lleno a negocios donde la facturación está conectada a partes de trabajo, contratos de mantenimiento y consumo de materiales.

Cómo funciona VeriFactu (sin tecnicismos)

Imagina una escena típica: viernes, cierre de semana. Entra una llamada: “Esa intervención fue de urgencia, separa mano de obra y materiales” y, de paso, “añade el número de pedido”.

Hasta ahora, en muchas empresas, esto se resolvía “retocando” y siguiendo adelante. Con VeriFactu la lógica cambia: lo que se emite queda registrado de forma que el sistema debe poder demostrar qué pasó, en qué orden y con qué correcciones.

Dicho sin jerga:

• cada factura genera un registro dentro del sistema
• ese registro está diseñado para que no pueda alterarse sin dejar rastro
• si hay cambios, deben hacerse de forma trazable (por ejemplo, mediante rectificación)
• existe un enfoque “verificable” en el que, además, puede contemplarse la remisión de información a la AEAT según el marco aplicable

En una empresa de servicios técnicos, esto tiene una traducción muy concreta: lo que antes era una “corrección administrativa” pasa a ser una operación con huella. Y esa huella debe estar alineada con tus procesos reales: partes, aprobaciones, series, cobros, recurrentes.
Ahora importa (y mucho) el registro interno de la factura: su orden, su fecha, su huella, y la relación con las anteriores.

A quién afecta y a quién no

Si tu negocio factura con software —ERP, programa de facturación, TPV, integración con eCommerce, automatizaciones— estás en el perímetro natural de VeriFactu.

En el caso de Properly, el encaje típico es claro: empresas de instalaciones, mantenimiento, construcción/servicios técnicos y sectores afines (electricidad, fontanería, gas, climatización, PCI, aislamientos, etc.).

¿Y a quién “no” afecta? En la práctica, lo relevante no es buscar excepciones teóricas, sino identificar riesgos reales: sistemas paralelos, facturación fuera del circuito, “herramientas de apoyo” que acaban emitiendo facturas, o flujos manuales que luego se intentan encajar a posteriori.

Si en tu empresa conviven dos o tres maneras de facturar, no es un detalle: es el primer punto de fricción.

Para plazos y contexto normativo, visita la entrada: «retraso Verifactu 2027«

Qué debe cumplir el software (visión general)

Aquí es donde muchas compañías se equivocan: piensan que basta con “usar un software” y listo. En realidad, el software debe estar preparado para sostener un principio: la facturación debe ser demostrable y consistente.

A alto nivel, el sistema debe garantizar:

• integridad del registro (lo emitido queda registrado de forma fiable)
• trazabilidad (relación entre facturas, rectificaciones y eventos)
• secuencia y control (series, numeración, coherencia temporal)
• conservación y auditabilidad (capacidad de evidenciar qué ocurrió)

En vuestro caso, además, tiene una dimensión operativa: si el software no está alineado con la realidad del trabajo (partes, materiales, certificaciones, recurrentes), acabas cumpliendo “en teoría” y sufriendo “en práctica”.
Si tienes software propio: necesitas un plan técnico formal.

Qué cambia en el día a día (empresa / técnico / administración)

En una empresa instaladora o de mantenimiento, VeriFactu no entra por el BOE: entra por el mostrador, por el almacén y por el móvil del operario.

Para gerencia y operaciones, el cambio es mental: menos “ya lo ajustamos al final” y más “dejémoslo bien desde el origen”. Cuando la facturación se vuelve trazable, el coste de los atajos se dispara: cada excepción crea trabajo posterior.

Para administración, el impacto suele aparecer en tres momentos: cierres, rectificaciones y reclamaciones. Si el circuito está ordenado, hay menos corrección manual. Si no lo está, cada caso especial se convierte en un pequeño incidente.

Para el equipo técnico/IT o el partner, el reto es el ecosistema: integraciones, importaciones, automatizaciones, usuarios con permisos distintos, y puntos donde se “crea” el dato de facturación (partes, contratos de mantenimiento, consumos, certificaciones). En un negocio de servicios, no se trata solo de emitir: se trata de asegurar que lo emitido representa fielmente lo ejecutado.

Checklist de adaptación

Piensa esto como una revisión de taller: no se arregla “cuando rompe”, se previene porque te ahorra paradas.

1) Mapa real de facturación

• Identifica todas las fuentes: ERP, TPV, eCommerce, hojas auxiliares, herramientas del asesor, etc.
• Localiza dónde se corrige “a mano” y por qué (CIF, conceptos, partidas, series, fechas).

2) Circuito “trabajo → parte → factura”

• Asegura que el parte recoge lo mínimo necesario (materiales, mano de obra, desplazamientos, contratos).
• Define cuándo un parte se considera “cerrado” y quién puede reabrirlo.
• Establece un flujo claro para rectificativas/abonos.

3) Software y evidencia

• Verifica que tu proveedor puede acreditar preparación para el marco VeriFactu.
• Confirma cómo gestiona series, rectificaciones y trazabilidad.
• Documenta el procedimiento interno (sí, documentar también es control).

4) Personas y hábitos

• Forma a oficina y encargados: qué cambia, qué no se puede hacer “como antes”, y qué alternativas correctas existen.
• Reduce excepciones: cada excepción es deuda operativa.

Errores típicos y cómo evitarlos

“Esto es solo de contabilidad.”
En empresas de instalaciones/mantenimiento, la factura es el final del proceso. Si el proceso previo es débil, el cumplimiento se vuelve fricción.

“Cuando llegue la fecha, lo miramos.”
Los bloqueos no suelen ser legales: suelen ser de datos, integraciones y hábitos.

“Rectificar es editar.”
El enfoque correcto es trazabilidad: cambiar sin rastro te explota después, aunque “hoy” parezca cómodo.

“Tenemos un ERP, así que ya está.”
Si hay herramientas paralelas o facturas fuera de circuito, el ERP no te salva; solo te hace creer que controlas.

Próximos pasos

Si tu objetivo es cumplir VeriFactu sin parar la actividad, el camino razonable es:

1. diagnóstico del mapa de facturación (fuentes, integraciones, excepciones)
2. adaptación del circuito operativo (partes, cierres, rectificaciones)
3. verificación del software y puesta a punto (series, trazabilidad, evidencias)
4. formación y seguimiento durante las primeras semanas

Y aquí está la diferencia entre “cumplir” y “ganar”: cuando el circuito queda bien montado, no solo reduces riesgo. Ganas control, reduces fugas, y facturas con menos fricción.

¿Quieres asegurar el cumplimiento sin incertidumbre?

Si quieres que lo aterricemos a tu caso (instalaciones/mantenimiento/SAT), revisamos tu circuito actual y te proponemos un plan de adaptación sin paradas.